¿Cómo hacer un inventario correcto?

España.- Antonio Valls, Consultor en Ferretería, a nivel mundial, hace un análisis en el sitio: www.cdecomunicacion.es, sobre la forma correcta de hacer un inventario, y vale la pena tener en consideración. En general, en nuestro sector de ferretería no se le da la importancia necesaria a tener un correcto inventario y control de nuestros stocks. Se nos hace pesado pensar que debemos colocar ordenadamente y contar todos los artículos que tenemos en nuestra ferretería.

Pero si supiéramos el coste que nos supone no conocer la cantidad ni el estado de nuestros stocks, sin ninguna duda seríamos más estrictos y constantes en tener esta valiosa información.

El inventario nos facilita la información necesaria para desarrollar nuestra actividad comercial en varios aspectos. Uno de los más valiosos es ofrecer un mejor servicio al cliente, al conocer en todo momento si tenemos o no un producto cuando un cliente nos lo ha solicitado. Otro aspecto consiste en gestionar los pedidos de reposición del material que se ha agotado a nuestro proveedor: también esta información nos posibilita conocer el estado y el valor de nuestros inventarios.

Con estos datos contaremos con ratios y estadísticas en consumos, ventas, rotaciones, beneficios, etc. Necesitamos esta información y llegar a disponer de ella debe ser uno de los primeros objetivos de cualquier establecimiento para gestionar y funcionar correctamente. Muchos ferreteros, cuando les preguntamos si hacen o tienen inventario, responden que “lo tengo todo en la cabeza”. Es una respuesta, pero no la solución a una actividad comercial que dependa de la fragilidad de que, si no está la cabeza que tiene la información, no se puede consultar y muchas veces la cabeza puede sufrir algún percance como un golpe, estar enfermo el propietario de la cabeza, etc.

No podemos dar tan poca importancia a una información que es de primera necesidad para nuestro negocio. Debemos conocerla en todo momento y utilizarla constantemente en el día a día de nuestra actividad. Hacer un inventario es más fácil de lo que parece: solo hay que tener un nivel de rigor y constancia alto.

Siete pautas para un correcto inventario:

1.) Saber con qué elementos tecnológicos contamos para efectuar el recuento. Se puede efectuar de forma manual o bien electrónicamente mediante terminal lector o PDA, etc., que facilita el recuento y el volcado de la información al momento al finalizar el recuento.

2.) El inventario se puede hacer general, parcial o progresivo. Cualquiera de estas formas es buena. El general consiste en contar todo el material de una sola vez con todos los recursos que se tienen pudiendo cerrar el establecimiento o no necesariamente. En la opción de inventario parcial, el recuento se realiza por departamentos, secciones, zonas o pasillos y no necesariamente el mismo día, determinando el volumen que se quiere inventariar en ese preciso momento. El formato de recuento progresivo es como una especie de carrusel que empieza a contarse por una sección y se sigue con el resto de la tienda constantemente todos los meses del año cada sección hasta de nuevo hasta llegar al inicio del recuento. Esto facilita el conocimiento de los stocks en momentos concretos, es una forma más fácil de efectuar el inventario y la afectación al día a día de la tienda es menor, disponiendo de una información precisa en periodos que no son necesariamente en años naturales. Existen muchas más opciones para hacer un inventario y todas son correctas: lo importante es realizarlo.

3.) Otro aspecto vital de un inventario es la calidad de la información con la que se está trabajando. Contar por contar las piezas sin rigor o precisión no sirve de nada. Muchas veces, la persona a la que se le ha encomendado el inventario lo toma como un castigo, por lo pesado que resulta, y esta falta de interés genera imprecisión y baja calidad de la información que se está recogiendo. Es de vital importancia que la información que recogemos sea lo más real posible y se vuelque al sistema informático de inmediato, para así no generar retrasos en los procesos de venta y cobro a nuestros clientes.

4.) Es recomendable, mientras se procede al recuento, limitar la venta de los productos de la zona o sección que se está inventariando. Hay que valorar la importancia y la necesidad de hacer inventarios en fechas fijas y con las herramientas necesarias, así como la precisión que se requiere.

5.) Otras formas de inventariar pueden ser sin un recuento físico constante, solamente administrativo, recogiendo los movimientos de entradas y salidas de cada artículo y una vez al mes realizar un recuento físico de un número limitado de referencias y analizar si este número concreto escogido al azar es correcto o no. Si el margen de error, en el caso de que haya alguna diferencia, no sobrepasa un porcentaje determinado que no afecte demasiado a la actividad y el funcionamiento de los stocks se puede dar por bueno. Esta fórmula no es demasiado recomendable utilizarla de forma permanente, ya que en algún momento se necesita un recuento real y físico.

6.) Una vez se procesa la información en el sistema informático hay que tener en cuenta los artículos que están físicamente, pero no de forma óptima para la venta, para que sean abonados y recogidos por los proveedores o bien darlos de baja. Los productos que están en tránsito de devolución o de recogida por parte de un cliente en un pedido o por parte de un proveedor para un abono deberán contabilizarse igualmente dependiendo de la situación que se encuentren: si es un pedido cliente y no se ha facturado o si es una reserva de servicio, esta referencia constará en nuestro stock, pero si es un artículo que está para que sea recogido y dispone de albarán así como de su factura para su pago, no figurará en nuestro stock, sino simplemente como un producto en tránsito para algún destino concreto ya contabilizado sea un cliente o bien un proveedor.

7.) Las referencias existentes en una ferretería son muchísimas y para poder ser contadas correctamente debemos saber dónde está cada una de ellas. Esto en muchos establecimientos es un gran problema: por falta de espacio el producto está situado en más de una ubicación y esto puede generar errores. Cuando se producen estas circunstancias se recomienda marcar con algún distintivo para diferenciar los productos contados de los que no. También se pueden desplazar de ubicación hacia donde se encuentran los productos, se efectúa el recuento y se reubican en otro lugar, lo que facilita la limpieza y la correcta colocación. También hay que cambiar la posición de los productos que tengan caducidad: se colocan delante los de una fecha más próxima a su vencimiento. Esto ocurre en artículos como pegamentos, siliconas, calzado laboral, etc. Debemos comprender que esta función es una más dentro de nuestra actividad comercial, igual que vender a los clientes o comprar a nuestros proveedores.

La tranquilidad y facilidad que nos dará tener una buena información de nuestros stocks nos ayudará a vender más y mejor, al mismo tiempo que facilita una visión más global de nuestra ferretería. Hay que optar por el sistema que sea más adecuado dentro de los muchos existentes y empezar a contar uno por uno todos los artículos existentes, sean por unidad de venta, por metros cuadros, por kilos o por litros. Hay que saber todo y conocer la cantidad que tenemos y la rotación que nos genera, para adoptar las medidas que se precisen antes de que sean medidas obligadas que debamos tomar.

Sugerencias y comentarios:

• Tenemos que ver los inventarios como algo normal y muy necesario.
• Debemos preparar los artículos a inventariar en la ubicación correcta y agruparlos todos en la medida de lo posible en el mismo lugar, señalar el frontal de la ubicación de cada producto con una etiqueta que disponga del código barras con la descripción de cada producto.
• Hacer el inventario en una ferretería no es una obligación, sino una necesidad.
• La calidad de la información del inventario resulta vital, no podemos dedicar medios y tiempo para recoger información que no vaya a ser fiable.